Cara membuat Surat Masal di Microsoft Word dengan mudah

6/30/2024

Cara ini adalah cara termudah membuat surat masal di microsoft word

Halo sobat, biasanya dalam kegiatan resmi ketika kamu ingin mengundang tokoh-tokoh penting maka kamu diharuskan membuat surat undangan. Mungkin jika yang diundang hanya satu atau dua orang, hal tersebut tidak menjadi masalah.

Jika undangan lebih dari itu, maka dalam pembuatannya kamu harus menggunakan fitur ‘Mail Merge’ di Microsoft Word agar bisa membuat surat masal sekaligus.

Mari kita bahas sampai tuntas, sobat.

CONTOH SURAT MASAL

Surat masal ini adalah hasil yang dibuat dengan fitur di Microsoft Word

Surat masal dalam konteks ini adalah surat yang dibuat menggunakan fitur ‘Mail Merge’ di Microsoft Word. Proses pembuatannya tidak satu per satu, tetapi langsung banyak menggunakan ‘Data Source’ yang telah disiapkan.

Gambar di atas merupakan contoh surat masal yang saya buat dengan menggunakan ‘Mail Merge’. Format surat tersebut terinspirasi dari salah satu artikel di gramedia.com.

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT SURAT MASAL DI MICROSOFT WORD

Menyiapkan format surat masal yang akan dibuat

Sebelum masuk ke langkah-langkah membuat surat masal, kamu harus membuat format suratnya terlebih dahulu. Jika kamu menggunakan format seperti yang saya buat, nantinya tulisan yang diberi warna akan berubah sesuai dengan data yang telah disiapkan.

Membuat 'Data Source' Tujuan Surat Masal

Langkah ini memilih tab 'Mailings' dan membuat data source

Setelah kamu punya format suratnya, selanjutnya kamu bisa membuat data tujuan penerima.

Klik Tab 'Mailings'.
Klik Tool 'Select Recipients'.
Pilih dan klik 'Type a New List..'.

Langkah ini bisa merubah data yang ada di data source

Kamu bisa menyesuaikan sesuai kebutuhan atau juga bisa meniru apa yang saya lakukan seperti pada gambar di atas. Untuk membuat daftar baru, kamu bisa menekan tombol ‘New Entry’. Setelah selesai, tekan tombol ‘OK’.

Memasukkan data ke dalam surat masal

Langkah ini memasukan data yang sudah di input ke dalam surat

Setelah kamu selesai memasukkan data ke dalam ‘Data Source’. Langkah selanjutnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam surat.

Pada Tab 'Maillings' klik Tool 'Insert Merge Field'.
Masukkan data sesuai dengan tempatnya.
Klik Tool 'Preview Results' untuk melihat hasilnya.

Untuk lebih jelasnya kamu bisa melihat pada gambar bergerak di atas.

Melakukan print out masal

Langkah ini adalah langkah terakhir untuk melakukan Print Out

Langkah terakhir yaitu melakukan print out surat masal, berikut caranya.

Pada Tab 'Maillings' klik Tool 'Finish & Merge'.
Pilih dan klik 'Edit Individual Documents' untuk bisa melakukan pengeditan manual terlebih dahulu sebelum di print.
Pilih dan klik 'Print Documents' untuk langsung melakukan print.

KESIMPULAN

Sobat sudah membaca bagaimana caranya membuat surat masal di Microsoft Word. Cara ini terbilang cukup mudah karena hanya terdiri dari 4 langkah, yaitu menyiapkan format surat, membuat ‘data source’, memasukkan data, dan melakukan ‘Print Out’.

Sobat, kamu bisa mengunduh format surat masal yang saya gunakan dengan cara mengeklik tombol Unduh File di bawah!.

Terima kasih!, salam sehat untuk Sobat semua. Silakan baca artikel saya lainnya, atau bookmark artikel ini sekarang!. Sobat semua juga bisa mengikuti saya di Instagram @rizkifebrian.n